Copy

Как проводить онлайн-встречи, чтобы не испортить отношения с партнёрами

Привет!

В первом письме разбираемся с подводными камнями онлайн-встреч. Советами делится команда WHY_EFFECT и esprezo — 40+ человек, которые каждый день удалённо согласуют сценарии, защищают дизайн, заключают сделки, обучают и консультируют клиентов.

В письме будет много типичных ошибок, которые каждый день случаются на созвонах. Одни сильно снижают качество встречи, а некоторые раздражают, разочаровывают и портят отношения. Расскажем, как обойти или предотвратить проблемы. В конце — памятка, которая поможет подготовиться к будущим созвонам.

 
Почтовые клиенты иногда обрезают письма из-за их длины. Чтобы не пришлось останавливаться на самом интересном моменте, читайте сразу в браузере по ссылке.

 

Опасности онлайн-формата

Каждый давно живёт маленькую онлайн-жизнь — в сети работают, встречаются с друзьями, отдыхают, учатся. Однако этикет цифрового общения только начинает формироваться. И если к личным встречам мы готовимся внимательно, то онлайн-формат расслабляет:
 
Опасность здесь в том, что кое-что ничуть не изменилось: вам так же предстоит общаться с руководителем, коллегами, клиентами и партнёрами, чтобы согласовать проект, утвердить бюджет или совершить сделку. На кону всё ещё многое, а значит и расслабляться не стоит. Вы ведь не поедете на важную встречу в пижаме?

 

Как идеально подготовиться

Сформулируйте цель 
«Корабль без курса невозможно сбить с пути» — плохой девиз для онлайн-встреч. Плохо думать, что созвониться можно в любой момент, а готовиться незачем, раз все материалы под рукой на компьютере. Если не подготовить повестку, обсуждение не приведёт к результату. Структурируйте встречу: используйте карточку переговоров по Кемпу или двигайтесь по своему списку вопросов.
 
Подружитесь с программами и позаботьтесь о собеседниках 
У онлайн-встреч много тонкостей, их стоит предусмотреть:
  • запланировать видеоконференцию заранее и отправить ссылку-приглашение на созвон собеседнику. Если встреча стоит в Гугл- или Яндекс-календаре, прикрепите к ней ссылку, чтобы не рассылать её всем по отдельности;
  • если знаете программу, в которой будет встреча, изучить её заранее, чтобы уметь показать экран, открыть чат и сделать запись разговора. Проверяйте, нужно ли регистрироваться: если делать это в последний момент, можно сильно опоздать или даже сорвать встречу;
  • предупредить собеседников, если нужна регистрация, и заранее объяснить, как подключиться к видеоконференции;
  • подготовить материалы для показа, убрать лишнее с рабочего стола, заглушить уведомления на телефоне и компьютере;
  • сообщить участникам в начале разговора о лимите времени на встречу и договориться о действиях, когда разговор прервётся. Не все знают, что звонок может сам по себе оборваться — некоторые не разберутся, что делать дальше.
Если кажется, что это всё мелочи — попробуйте запланировать встречу на 10 человек и заранее не отправить на неё приглашение. За 5 минут до встречи вас завалят вопросами «Куда подключаться?».
 
Найдите тихое место
Чем тише вокруг, тем лучше слышите вы и тем лучше понимают ваши слова. Всегда пользуйтесь наушниками и просите об этом собеседников, иначе будете слышать свой собственный голос в чьих-то колонках. Если созваниваетесь часто, выручат наушники с шумоподавлением.
На беспроводных наушниках заранее проверяйте заряд, они всегда садятся невовремя. Длительные встречи лучше проводить с помощью проводных.
Большинство ошибок не критичны, но вызывают негативные эмоции и могут повлиять на отношение или принимаемые решения
Подберите спокойный фон
Если сзади однотонная стена и минимум деталей, никто не отвлекается на движущиеся объекты и не разглядывает лишнее. Когда такой возможности нет, используйте фоны в софтах: смотрите, как настроить их в Zoom, или размыть фон в Skype. Здорово, если подберёте такой свет, чтобы лицо выглядело естественно — не пряталось в полутьме и не было пересвечено.
Рубрика «злой рок»
Во время созвона случается всякое: курьер принёс заказ, ребёнок хочет играть, собака распевается, кот требует еды. Обычно всё это — стихия, но и к торнадо лучше готовиться. Предусмотрите случайности: уйдите туда, где хуже слышно соседскую дрель, встретьте курьера заранее, займите детей и котов. Заприте дверь. Если стихия вас всё же настигла, извинитесь и ненадолго выключите микрофон с камерой. Не разбирайтесь с проблемой «в прямом эфире».
Оденьтесь целиком
Привычка созваниваться в расслабленном виде (рабочий верх и в лучшем случае «пижамный» низ) — бомба замедленного действия. 10 созвонов пройдут отлично, а на 11-й вы забудете о своём «секрете», встанете и покажете собеседникам лишнего. Вряд ли это удачный сценарий для деловой беседы.

 

Что поможет во время встречи

Помните о цели
Договоритесь заранее, кто ведёт встречу, резюмирует промежуточные итоги, проговаривает дальнейшие шаги и фиксирует договорённости.

Будьте внимательны к собеседникам
Это универсальное правило для всех встреч, но в онлайн-формате есть свои тонкости:
Проблема: на созвоне несколько новых людей, которых никто не представил.
Решение: не оставляйте гостей инкогнито, они могут повлиять на результат встречи. Представьте себя и коллег и познакомьтесь с новыми людьми.
Проблема: хотите обратиться к участнику, но забыли его имя, а проявить намерение жестом или взглядом на онлайн-встрече не выходит.
Решение: когда все знакомятся, отдельно записывайте имена тех, кто не подписан в сервисе или подписан как user1987. На созвоне произнести имя — единственный способ обратиться к кому-то напрямую.
Проблема: кто-то постоянно молчит или отвлекается на другие дела.
Решение: уточните, что человек думает по каким-либо вопросам, чтобы вернуть его в разговор. И не отмалчивайтесь на встречах сами.
Проблема: вы говорили десять минут кряду, но выяснилось, что кто-то упустил половину речи из-за помех. 
Решение: старайтесь не говорить монологом дольше двух-трёх минут. Уточняйте, всё ли ясно, чтобы не пришлось пересказывать заново.
Проблема: у кого-то всё виснет.
Решение: предложите всем выключить камеры. Это поможет, если дело в слабом интернет-соединении.
Устанавливать контакт с людьми на онлайн-встрече в разы проще, когда видны эмоции и реакции. Заранее предложите собеседникам провести созвон с видео, а если получилось так, что камера не включена только у вас, коротко объясните причину (неважное самочувствие или плохая связь).

Наблюдение из практики: если смотреть в объектив камеры, а не только на изображения собеседников, создаётся ощущение прямого зрительного контакта, которого так не хватает в онлайн-формате. Попробуйте, оно того стоит.
Мы не советуем подключаться к встрече в пути, во время еды или без видео, но многое зависит от контекста — с кем и по каким вопросам созваниваетесь. Если хотите отклониться от привычного «офисного» формата — заранее уточните, всем ли это удобно. Есть люди, которые только рады созвониться за завтраком или в парке, а для кого-то это будет признаком неуважения.

Берегите уши и нервы людей
Техника работает так, что даже микродвижения рядом с микрофоном — подвинули стакан, стукнули пальцами, поправили одежду или волосы, задели провод, щёлкнули мышью — бьют по ушам собеседников. Проблемы со звуком не только физически неприятны, но и мешают уловить смысл сказанного, а потому раздражают сильнее всего.
 
Типичная ситуация на созвоне
Запомните правило: микрофон выключен у всех, кроме одного или двух спикеров, которые взяли слово. Обратите внимание на горячие клавиши сервисов. В Zoom, чтобы вставить пару слов в обсуждение, можно не выключать режим Mute, а зажать на время речи пробел. Перед встречей изучите другие горячие клавиши для Zoom и полезности для Skype.
Если кто-то шумит, шуршит, фонит, пищит — скажите ему об этом. Скорее всего, человек не догадывается, что стал источником помех: так вы поможете исправить проблему в моменте и не копить раздражение на долгой дистанции.

В Zoom организатор встречи может отключить микрофон любому участнику: если конференцию создали вы, щёлкните по «квадратику» участника правой кнопкой и выберите нужный пункт.

 

Итого: готовьтесь заранее, заботьтесь о собеседниках, помните о цели

Видеовстреча — то же самое, что и общение в реальности. Здесь те же правила: всё предусмотреть, быть вовремя, уважать собеседника, не отмалчиваться и не шуметь. Будьте вежливы и старайтесь сфокусироваться на результате.

Скачайте памятку по онлайн-встречам со ссылками на полезные ресурсы, чтобы ничего не забыть.

Это первое письмо рассылки «Бесконтактные коммуникации». Если понравилось, подпишитесь ещё на 10 писем. Присылаем письма раз в неделю или чаще и отвечаем на вопросы подписчиков.
 
Получить ещё 10 писем

 
Вы получили это письмо, потому что подписались на рассылку «Бесконтактные коммуникации». Отпишитесь, если мы вам надоели (нет). Читайте, как делать презентации и выступать, на нашем телеграм-канале.